Jak napisać zapytanie ofertowe na usługę dla firmy

Zacznij od celu i zasad zapytania ofertowego

Celem zapytania ofertowego jest wyłonienie najlepszego dostawcy towaru lub wykonawcy usługi (Inforlex, „Jak przeprowadzić zapytanie ofertowe”). W jednostkach publicznych stosuje się je wtedy, gdy wydatek nie podlega ustawie Prawo zamówień publicznych. Podmiot sam ustala wówczas zasady zapytania, uwzględniając inne regulacje prawne, i ma pewną swobodę w redagowaniu reguł (tamże).

Firma prywatna nie jest związana Pzp, ale może przejąć tę logikę. Spisane reguły dają porównywalne oferty i chronią osobę decydującą przed zarzutem uznaniowości.

Zasady można oprzeć na wewnętrznym regulaminie zakupów albo na regułach ustalonych osobno dla danego zapytania. W obu przypadkach muszą zapewniać równe traktowanie wykonawców (Inforlex).

Równe traktowanie oznacza: ten sam opis przedmiotu, ten sam termin, te same kryteria i te same informacje dla wszystkich. Pytania wykonawców i odpowiedzi przekazujesz wszystkim zainteresowanym, a nie tylko pytającemu.

Jeżeli usługa jest finansowana lub rozliczana ze środków unijnych, udzielenie zamówienia może podlegać zasadzie konkurencyjności z Wytycznych z dnia 18 listopada 2022 roku (wzór zapytania opublikowany w Bazie Konkurencyjności). Przed napisaniem treści sprawdź źródło finansowania i umowę o dofinansowanie. Inforlex wskazuje, że mogą tam być wpisane dodatkowe wymogi co do trybu wydatkowania środków.

Ustal jeszcze przed publikacją cztery role i zapisz je w treści zapytania: kto prowadzi korespondencję z wykonawcami, kto zatwierdza treść zapytania, kto ocenia oferty i kto podpisuje umowę. Określ też próg wartości, od którego Twoja firma w ogóle wymaga zapytania ofertowego. Poniżej progu wystarczy oferta jednego wykonawcy, powyżej uruchamiasz procedurę z zapytaniem.

Zalety i ryzyka stosowania zapytania ofertowego

Opisz przedmiot usługi i oczekiwany rezultat

Przedmiot opisuj przez cztery elementy: zakres czynności, termin realizacji, miejsce realizacji i oczekiwany rezultat. Rezultat nazwij konkretnym produktem: dokumentacją powykonawczą, raportem z przeglądu, działającym systemem albo raportem z kampanii z liczbą odsłon i kosztem pozyskania kontaktu. Wtedy każdy wykonawca wycenia to samo. Złożone oferty zestawisz w jednej tabeli.

Dobrym wzorcem jest sposób tytułowania i opisywania przedmiotu w gotowych zapytaniach. W jednym z nich przedmiotem był przegląd baterii („Oferta na przegląd Baterii SLIMLINE – Sprawa znak OAZP.2610/36/2025”, log.lodz.pl). W innym – przeprowadzenie kampanii (zapytanie ofertowe na usługę przeprowadzenia kampanii, bip.upwr.edu.pl).

W jeszcze innym przedmiotem była „dostawa, wdrożenie, konfiguracja oraz uruchomienie oprogramowania w postaci zintegrowanego systemu” (Zapytanie ofertowe 1/2025, roltec.pl). Widać w nich, że przedmiotem bywa nie tylko sama czynność, lecz cały ciąg działań prowadzący do uruchomienia rozwiązania.

Liczby i jednostki rozbij na pozycje do wyceny: liczba urządzeń lub lokalizacji objętych przeglądem, liczba dni lub godzin pracy, liczba stanowisk i użytkowników przy wdrożeniu, liczba integracji i migracji danych, liczba szkoleń, okres wsparcia po uruchomieniu. Przy kampanii wskaż kanały, okres emisji i elementy objęte usługą (kreacja, zakup mediów, raportowanie). Bez takich jednostek wykonawcy wyceniają różne zakresy, a oferty przestają być porównywalne.

Rozdziel, co zapewnia zamawiający, a co wykonawca: dostępy do systemów, dane, pomieszczenia, materiały eksploatacyjne, sprzęt pomiarowy, transport. Dopisz sposób odbioru – kto, na podstawie jakiego dokumentu i w jakim terminie potwierdza wykonanie. Nieprecyzyjny opis kończy się sporem przy odbiorze i dopłatami za czynności, których wykonawca nie ujął w cenie.

Najlepsze firmy budowlane – Wrocław

Ostatnia aktualizacja: 2026-10-07. Źródło: Google Maps.

Wymagania wobec wykonawcy i dokumenty ofertowe

Wymagania dziel na trzy grupy: formalne (wpis do KRS lub CEIDG, brak zaległości, oświadczenia), techniczne lub kadrowe (doświadczenie firmy, doświadczenie i kwalifikacje osób skierowanych do realizacji) oraz finansowe lub ubezpieczeniowe (polisa OC). Każde wymaganie musi dać się sprawdzić na podstawie dokumentu wskazanego w zapytaniu. Inaczej nie da się go rzetelnie ocenić.

Sprawdzonym rozwiązaniem jest żądanie „wypełnionego i podpisanego Wykazu usług wraz z dowodami określającymi, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie” (Zapytanie ofertowe na usługę przeprowadzenia kampanii, bip.upwr.edu.pl). Dowodem należytego wykonania może być referencja, list polecający, protokół odbioru lub kopia umowy z potwierdzeniem odbioru. Sam wykaz bez dowodów nie pozwala ocenić doświadczenia.

Określ, jak liczyć spełnianie warunku. Podaj minimalną liczbę usług i ich zakres, na przykład wdrożenia systemów tej samej klasy. Wskaż minimalną wartość oraz okres, w którym usługi zostały wykonane. Rozstrzygnij, czy dopuszczasz sumowanie doświadczenia kilku podmiotów lub podwykonawców.

Podaj też, czy brak dokumentu skutkuje wezwaniem do uzupełnienia w oznaczonym terminie, czy odrzuceniem oferty. To element zasad zapytania, które ustala zamawiający.

Do zestawu załączników dołącz: formularz ofertowy, formularz cenowy z rozbiciem na pozycje, wykaz usług oraz wzory oświadczeń (między innymi o braku podstaw wykluczenia, o zachowaniu poufności, o przetwarzaniu danych). Dodaj też wzór pełnomocnictwa dla osób podpisujących ofertę oraz wzór umowy, który wykonawca parafuje przy składaniu oferty. Ustal również w zapytaniu, że wymagania muszą być proporcjonalne do wartości i charakteru usługi. Zbyt wygórowane warunki sztucznie ograniczają grono wykonawców.

Porównanie wymagań wobec wykonawcy

Forma, język i oznaczenie oferty

W zapytaniu napisz wprost, że „ofertę należy napisać pismem czytelnym w języku polskim”. Taki wymóg zawierają wzory zapytań ofertowych publikowane w Bazie Konkurencyjności. Ten sam wzór zawiera też zdanie o oświadczeniach i dokumentach składających się na ofertę sporządzonych w języku obcym. Zamiast zakładać z góry konkretny wymóg, ustal w zapytaniu własną regułę dotyczącą takich dokumentów.

Oznacz ofertę nazwą usługi i znakiem sprawy, na przykład „Oferta na przegląd Baterii SLIMLINE – Sprawa znak OAZP.2610/36/2025” (log.lodz.pl). Znak sprawy powtarzaj w tytule wiadomości e-mail i w opisie koperty, jeśli oferty składa się w formie papierowej. Ułatwia to zarejestrować wpływ, przypisać pytania i dopasować ofertę do protokołu oceny.

Wymagania formalne oferty warto wypunktować. Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną; jeżeli działa w imieniu wykonawcy, dołącz pełnomocnictwo. Ułóż ją w kolejności zgodnej ze spisem dokumentów i ponumeruj strony. Cenę podaj w formularzu cenowym wraz z informacją o podatku VAT i okresem ważności oferty.

W formie elektronicznej dopisz dopuszczalny format plików i maksymalny rozmiar przesyłki. W papierowej – liczbę egzemplarzy i sposób ich zabezpieczenia.

Termin składania ofert i sposób komunikacji

Termin składania ofert musi być nieprzekraczalny i podany jako konkretna data i godzina. Wzory zapytań posługują się sformułowaniem „wysłać w nieprzekraczalnym terminie do dnia…” (log.lodz.pl). Wskaż, według jakiego zegara liczy się godzinę oraz jakie jest miejsce lub adres skrzynki, na którą oferta ma dotrzeć. Zostaw wykonawcom realny czas na przygotowanie oferty, uwzględniając czas na udzielenie odpowiedzi na pytania.

Wskaż jeden kanał przesyłania ofert: adres e-mail, formularz na stronie, platformę zakupową albo adres korespondencyjny. Dopisz, że oferta złożona po terminie nie będzie rozpatrywana. Dopisz też, jak potwierdzasz wpływ oferty – zwrotnym potwierdzeniem odbioru, numerem rejestracyjnym, wpisem do rejestru korespondencji.

Zaplanuj obsługę pytań: podaj termin, do którego można je zadawać (na przykład kilka dni przed terminem składania ofert), oraz formę ich przekazywania. Pytania anonimizuj przed publikacją. Odpowiedzi przekazuj wszystkim wykonawcom jednocześnie lub publikuj w jednym miejscu razem z zapytaniem. Jeżeli odpowiedź zmienia treść zapytania, wyznacz nowy termin składania ofert.

Wyznacz jedną osobę do kontaktów i podaj jej dane w treści zapytania. Ustal, że wyjaśnienia udzielane telefonicznie lub ustnie nie są wiążące. Obowiązuje treść zapytania i pisemne odpowiedzi, co chroni przed rozbieżnymi informacjami przekazanymi różnym wykonawcom.

Kryteria oceny i wybór najkorzystniejszej oferty

Oddziel kryteria formalne, których niespełnienie wyklucza ofertę (0/1), od kryteriów oceny punktowej. Kryteria i ich wagi wpisz do zapytania przed jego publikacją. Nie zmieniaj ich po upływie terminu składania ofert – to element zasady równego traktowania wykonawców, o której pisze Inforlex.

Typowy zestaw kryteriów dla usługi obejmuje: cenę, doświadczenie osób lub firmy w zakresie przedmiotu usługi, opis sposobu realizacji (metodykę, harmonogram, zespół), termin realizacji oraz warunki wsparcia po zakończeniu prac. Cena nie musi być kryterium jedynym. Przy usługach ciągłych warto oceniać koszt całego okresu umowy, a nie samą stawkę jednostkową. Inaczej oferta z niską stawką i dużą liczbą godzin wypada korzystniej niż rozwiązanie tańsze w skali umowy.

Aby porównanie było rzetelne, stosuj jeden formularz cenowy dla wszystkich wykonawców, zawierający te same pozycje i jednostki, oraz to samo brzmienie opisu przedmiotu. W zapytaniu podaj sposób przeliczania ceny na punkty i sposób punktowania kryteriów jakościowych. Wskaż też sposób rozstrzygnięcia remisu – na przykład dodatkowe kryterium lub dodatkowe punkty za wskazany element.

Zapisz przebieg oceny: kto ocenia, na podstawie jakich dokumentów, gdzie dokumentuje wynik (protokół z oceny ofert z uzasadnieniem wyboru) i jak informuje wykonawców o wyniku. Jeżeli chcesz dopuścić negocjacje lub doprecyzowanie ofert przed zawarciem umowy, zapowiedz to w treści zapytania. Bez takiego zapisu wybór powinien zakończyć się zawarciem umowy na warunkach z oferty.

Zbuduj szablon lub listę kontrolną zapytania ofertowego

Lista kontrolna elementów zapytania: nazwa i dane zamawiającego; znak sprawy; przedmiot usługi z zakresem, terminem, miejscem i rezultatem; obowiązki zamawiającego i wykonawcy; wymagania wobec wykonawcy i sposób ich potwierdzenia. Dalej: wykaz dokumentów i załączników, w tym formularz ofertowy i formularz cenowy; forma, język i oznaczenie oferty; nieprzekraczalny termin i kanał składania ofert; termin na pytania i zasady odpowiedzi. Na końcu: kryteria oceny wraz z wagami i sposobem punktowania; zasady uzupełniania dokumentów; wzór umowy; dane kontaktowe osoby prowadzącej zapytanie.

Podziel szablon na część stałą i zmienną. W stałej trzymaj dane zamawiającego, zasady komunikacji, klauzule poufności i przetwarzania danych, wzór umowy oraz układ formularzy. W zmiennej – przedmiot usługi, jednostki do wyceny, terminy, wymagania doświadczeniowe, kryteria i wagi oraz załączniki specyficzne dla danej usługi. Każde zapytanie numeruj znakiem sprawy i zapisuj jako osobny plik, żeby wracać do poprzednich wersji.

Prowadź rejestr prowadzonej procedury: pytania wykonawców wraz z odpowiedziami, złożone oferty, wynik oceny i uzasadnienie wyboru. Taki rejestr pozwala w kolejnym zapytaniu o podobną usługę poprawić niejasne punkty opisu przedmiotu oraz kryteria. Pozwala też pokazać kontroli lub instytucji finansującej, że wszystkie oferty oceniano według tych samych, znanych wcześniej reguł.