Archiwizacja dokumentów kadrowych i księgowych: okresy i miejsce przechowywania

Co obejmuje archiwizacja dokumentów kadrowych i księgowych

Art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy nakazuje prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą – papierowo lub elektronicznie. Składają się na nią akta osobowe oraz dokumenty w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Podział między nimi określa rozporządzenie MRPiPS z 10 grudnia 2018 r. (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369).

Akta osobowe są odrębne dla każdego pracownika i dzielą się na części A–E. Część A zawiera oświadczenia lub dokumenty zebrane przy ubieganiu się o zatrudnienie.

Część B obejmuje dokumenty o nawiązaniu stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia. Należą do niej: umowa o pracę, zakres czynności, potwierdzenia zapoznania się z regulaminem pracy oraz informacją o warunkach zatrudnienia, a także dokumenty o powierzeniu mienia z obowiązkiem zwrotu albo wyliczenia się.

W części B mieszczą się też dokumenty o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych i dokumenty urlopowe (m.in. macierzyński, rodzicielski, ojcowski, wychowawczy, bezpłatny) oraz skierowania i orzeczenia z badań wstępnych, okresowych i kontrolnych. Rozkład pozostałych dokumentów na części A–E określa to samo rozporządzenie.

Dokumentacja księgowa, ZUS i podatkowa to odrębne zbiory, prowadzone równolegle do pracowniczej. Pracodawca niezależnie prowadzi dokumentację dla ZUS i spraw podatkowych. Zatwierdzone sprawozdania finansowe przechowuje się co najmniej 5 lat. Terminy księgowe nie zastępują kadrowych: dokumentacja pracownicza może wymagać 10 lub 50 lat.

Miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej wskazuje się w NIP-2 w pozycji B.8. Jednostka może powierzyć prowadzenie ksiąg rachunkowych biuru rachunkowemu. Usługowe prowadzenie ksiąg obejmuje gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą.

Miejsce i forma przechowywania dokumentacji pracowniczej

Art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy dopuszcza papierową albo elektroniczną postać dokumentacji pracowniczej. Nie znosi to obowiązku prowadzenia akt osobowych oddzielnie dla każdego pracownika – nie tworzy się jednej zbiorczej teczki dla całego zakładu.

Art. 94 pkt 9b wymaga przechowywania dokumentacji pracowniczej z poufnością, integralnością, kompletnością i dostępnością, w warunkach nienarażających jej na uszkodzenie lub zniszczenie. Obowiązek trwa przez okres zatrudnienia oraz odpowiedni czas po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy.

Poufność oznacza dostęp tylko dla osób upoważnionych. Integralność to brak niekontrolowanych zmian i uzupełnień, kompletność – przechowywanie całego wymaganego zestawu dokumentów, a dostępność – szybkie odnalezienie dokumentu na żądanie uprawnionego podmiotu.

Przepisy nie narzucają pomieszczenia ani nośnika, ale rozwiązanie musi spełniać te warunki. Papierowo: szafa aktowa w pomieszczeniu chronionym przed osobami nieupoważnionymi, pożarem i zalaniem. Elektronicznie: system z kontrolą dostępu, kopiami zapasowymi i możliwością odtworzenia danych po awarii.

Forma papierowa i elektroniczna podlegają tym samym wymogom z art. 94 pkt 9b. Przepisy nie wskazują konkretnego pomieszczenia ani nośnika – wybór należy do pracodawcy, o ile zapewnia poufność, integralność, kompletność, dostępność i ochronę przed uszkodzeniem lub zniszczeniem.

W praktyce akta osobowe można trzymać w wydzielonym pomieszczeniu lub szafie aktowej, a dokumentację elektroniczną w systemie z kontrolą dostępu. Każde rozwiązanie musi spełniać wymogi z art. 94 pkt 9b.

Krok po kroku: jak prawidłowo archiwizować dokumentację pracowniczą

Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej: 10 czy 50 lat

Okres przechowywania zależy od daty nawiązania stosunku pracy, nie od daty jego zakończenia. Wyróżnia się trzy grupy: zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r., między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. oraz zatrudnionych wcześniej.

Dla dwóch pierwszych grup okres wynosi 10 lat. Pracodawca przechowuje przez 10 lat dokumentację pracowników zatrudnionych w latach 1999–2018 albo od 1 stycznia 2019 r.

Dla stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 1999 r. okres jest dłuższy – 50 lat. Podział na zatrudnionych przed tą datą i po niej ma kluczowe znaczenie przy porządkowaniu archiwum: dwie teczki z tego samego działu mogą mieć różne terminy zniszczenia, choć obie dotyczą byłych pracowników.

Terminy nie zawsze są sztywne. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej można w niektórych sytuacjach skrócić, w innych – przedłużyć. Przed zniszczeniem dokumentów trzeba sprawdzić, czy dla danego pracownika nie zachodzi przypadek uzasadniający termin inny niż 10 lub 50 lat.

Dokumentacja ZUS i podatkowa są odrębne od pracowniczej. Ich okresy przechowywania wynikają z przepisów właściwych dla ZUS i podatków, a nie z Kodeksu pracy.

Od kiedy liczyć okres przechowywania akt pracowniczych

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, a nie od dnia zakończenia zatrudnienia. Przykład: jeśli stosunek pracy rozwiązano w trakcie roku, dziesięcioletni okres biegnie od końca tego roku kalendarzowego.

W praktyce dokumenty osób, które odeszły w różnych miesiącach tego samego roku, mają wspólną datę początkową i końcową. Ułatwia to grupowanie teczek do zniszczenia rocznikami, ale wydłuża przechowywanie o czas od rozwiązania umowy do końca tego roku kalendarzowego.

Proces przechowywania dokumentacji: od zatrudnienia do likwidacji

Dokumentacja księgowa: co najmniej 5 lat dla zatwierdzonych sprawozdań finansowych

Dokumentacja księgowa podlega innym zasadom niż pracownicza. Art. 74 ust. 1 ustawy o rachunkowości nakazuje przechowywać zatwierdzone sprawozdania finansowe przez co najmniej 5 lat.

Dowody księgowe i księgi rachunkowe podlegają przechowywaniu przez co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym.

Termin dotyczący zatwierdzonych sprawozdań finansowych jest krótszy niż w przypadku akt osobowych (10 lub 50 lat), co bywa źródłem błędu: nie zwalnia on z obowiązku przechowywania akt osobowych byłego pracownika. Dokumentację pracowniczą prowadzi się i przechowuje niezależnie od dokumentacji ZUS i podatkowej, opartej na odrębnych przepisach, a nie na Kodeksie pracy.

Pięcioletni okres dotyczący zatwierdzonych sprawozdań finansowych jest minimalny – nie skraca terminów przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej wskazuje się w NIP-2 w pozycji B.8.

Jednostka może powierzyć prowadzenie ksiąg rachunkowych na zewnątrz – biuru rachunkowemu. Usługowe prowadzenie ksiąg obejmuje m.in. gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą.

Bezpieczne archiwizowanie i kary za zaniedbania

Wymogi z art. 94 pkt 9b – poufność, integralność, kompletność, dostępność i warunki niegrożące uszkodzeniem lub zniszczeniem – obowiązują przez całe zatrudnienie i po jego zakończeniu, także gdy dokumentacja jest już tylko archiwizowana.

Naruszenie tych obowiązków to wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Art. 281 § 1 pkt 6 Kodeksu pracy przewiduje grzywnę od 1000 zł do 30 000 zł za: brak prowadzenia dokumentacji pracowniczej, brak przechowywania jej przez okres ustalony w przepisach oraz pozostawienie dokumentacji w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Karę można nałożyć na wniosek inspektora pracy.

Zniszczenie akt wskutek zalania, pożaru czy swobodnego dostępu osób trzecich mieści się w trzeciej przesłance. Sankcja obejmuje więc nie tylko brak dokumentów, ale i sposób ich przechowywania.

Praktyczne zestawienie: co, gdzie i jak długo przechowywać

Akta osobowe (części A–E) prowadzi się oddzielnie dla każdego pracownika, papierowo lub elektronicznie. Warunki: poufność, integralność, kompletność i dostępność oraz ochrona przed uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Dokumentacja pracownicza może być papierowa lub elektroniczna (art. 94 pkt 9a), przechowywana z poufnością, integralnością, kompletnością i dostępnością oraz ochroną przed uszkodzeniem lub zniszczeniem (art. 94 pkt 9b). Przepisy nie narzucają konkretnego pomieszczenia ani nośnika.

Okres: 10 lat dla stosunków pracy nawiązanych w latach 1999–2018 albo od 1 stycznia 2019 r.; 50 lat dla nawiązanych przed 1999 r. Liczy się go od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.

Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy leży poza aktami osobowymi; jej podstawą jest rozporządzenie MRPiPS z 10 grudnia 2018 r. Obowiązują ją takie same wymogi bezpieczeństwa i terminy jak akta osobowe.

Dokumentacja ZUS jest niezależna od pracowniczej i prowadzona odrębnie.

Dokumentacja podatkowa jest odrębna od pracowniczej; jej terminy wynikają z przepisów podatkowych, a nie z Kodeksu pracy.

Zatwierdzone sprawozdania finansowe – co najmniej 5 lat (art. 74 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Termin dotyczący zatwierdzonych sprawozdań finansowych nie skraca terminów przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Dowody księgowe i księgi rachunkowe przechowuje się co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym.

Księgi rachunkowe mogą być prowadzone w siedzibie jednostki albo poza nią – przez biuro rachunkowe. Miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej wskazuje się w NIP-2 w pozycji B.8.

Usługowe prowadzenie ksiąg obejmuje gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą.