Wypadki przy pracy: zgłaszanie, dokumentacja i obowiązki pracodawcy

Kiedy zdarzenie jest wypadkiem przy pracy, a kiedy wymaga innego trybu

Art. 3 ust. 1 ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych definiuje wypadek przy pracy. To nagłe zdarzenie wywołane przyczyną zewnętrzną, powodujące uraz lub śmierć, które nastąpiło w związku z pracą.

Ustawa wyróżnia trzy warianty tego związku. Pierwszy: podczas lub w związku z wykonywaniem zwykłych czynności albo poleceń przełożonych. Drugi: podczas wykonywania czynności na rzecz pracodawcy nawet bez polecenia. Trzeci: w czasie pozostawania pracownika w dyspozycji pracodawcy w drodze między siedzibą pracodawcy a miejscem wykonywania obowiązku wynikającego ze stosunku pracy.

Wszystkie elementy definicji muszą wystąpić łącznie. Brak któregokolwiek uniemożliwia kwalifikację zdarzenia jako wypadku przy pracy.

Nagłość nie oznacza wyłącznie zdarzenia błyskawicznego i jednorazowego. Typowe przykłady to upadek, skaleczenie, porażenie, przygniecenie czy wybuch. Działanie przyczyny może być jednak wielokrotne lub trwać pewien czas. Dotyczy to zwłaszcza szkodliwego oddziaływania czynników chemicznych lub klimatycznych, takich jak porażenie słoneczne, odmrożenie czy zatrucie.

Przyczyna zewnętrzna to każdy czynnik zewnętrzny zdolny wywołać szkodliwe skutki. Chodzi m.in. o narzędzie pracy, maszynę, siły przyrody, czyn innej osoby, a nawet pracę i czynności samego poszkodowanego. Przyczyna nie musi być zawiniona. Wystarczy potknięcie się, odruch czy nieostrożność.

Zdarzenia niespełniające definicji to m.in. zawał serca lub wylew krwi do mózgu, gdy brak zewnętrznego czynnika wywołującego.

Na równi z wypadkiem przy pracy, w zakresie uprawnienia do świadczeń z ustawy, traktuje się wypadek w czasie podróży służbowej w okolicznościach innych niż wymienione w definicji. Wyjątkiem jest wypadek spowodowany postępowaniem pracownika niepozostającym w związku z wykonywaniem powierzonych mu zadań. Tak samo traktuje się wypadek podczas szkolenia w zakresie powszechnej samoobrony oraz przy wykonywaniu zadań zleconych przez działające u pracodawcy organizacje związkowe.

W okresie ubezpieczenia wypadkowego z danego tytułu za wypadek przy pracy uważa się również zdarzenie podczas uprawiania sportu w trakcie zawodów i treningów przez osobę pobierającą stypendium sportowe. Dotyczy to też wykonywania odpłatnie pracy na podstawie skierowania w czasie odbywania kary pozbawienia wolności lub tymczasowego aresztowania. Tak samo jest przy pełnieniu mandatu posła lub senatora pobierającego uposażenie oraz podczas szkolenia, stażu lub przygotowania zawodowego dorosłych.

W praktyce kwalifikacji zdarzenia nie dokonuje pracownik ani sam poszkodowany. Ocenia, czy zdarzenie jest wypadkiem przy pracy, powoływany przez pracodawcę zespół powypadkowy. Jeśli zdarzenie spełnia przesłanki definicji albo jest z nią zrównane, uruchamia się postępowanie powypadkowe zakończone protokołem. Jeśli przesłanek nie ma, zdarzenie wymaga innego trybu rozpatrzenia i nie prowadzi do świadczeń z ubezpieczenia wypadkowego.

Pierwsze kroki na miejscu zdarzenia: pomoc, zabezpieczenie i zgłoszenie

Pierwszą reakcją po wypadku jest niezwłoczne zgłoszenie zdarzenia pracodawcy. Obowiązek ten ciąży na pracowniku. Gdy jego stan zdrowia nie pozwala na zgłoszenie, przejmuje je świadek zdarzenia lub inna osoba na miejscu. Zgłoszenie najlepiej złożyć na piśmie — ułatwia to późniejsze dochodzenie i stanowi formalny dowód w dokumentacji pracodawcy.

Równolegle trzeba udzielić poszkodowanemu pierwszej pomocy i zabezpieczyć miejsce wypadku. Zabezpieczenie polega na niedopuszczeniu do zmiany położenia przedmiotów, urządzeń i śladów oraz na ograniczeniu dostępu osób postronnych. Służy późniejszemu ustaleniu okoliczności i przyczyn.

Udzielenie pierwszej pomocy i zabezpieczenie miejsca wypadku to także obowiązki pracodawcy. Obok nich stoją dalsze czynności formalne. Osoba zgłaszająca zdarzenie powinna przekazać informację możliwie szybko i w sposób pozwalający odtworzyć przebieg zdarzenia: co się stało, gdzie, kiedy, kto został poszkodowany i jakie są widoczne skutki. Te same dane będą potrzebne przy powoływaniu zespołu powypadkowego i sporządzaniu protokołu.

Zmiany w miejscu wypadku wymagają zgody pracodawcy. Pracodawca wydaje ją w uzgodnieniu ze społecznym inspektorem pracy, po oględzinach miejsca wypadku oraz po sporządzeniu, jeśli zajdzie potrzeba, szkicu lub fotografii. Dokonywanie zmian bez zgody pracodawcy jest dopuszczalne jedynie wówczas, gdy zachodzi konieczność ratowania osób lub mienia albo zapobieżenia niebezpieczeństwu.

Po wypadku śmiertelnym, ciężkim lub zbiorowym zgodę na uruchomienie maszyn i urządzeń lub inne zmiany w miejscu wypadku można wydać po ustaleniu z inspektorem pracy i prokuratorem. W zakładzie górniczym potrzebne jest także uzgodnienie z właściwym organem państwowego nadzoru górniczego.

Obowiązki pracodawcy po zgłoszeniu wypadku

W razie zaistnienia wypadku przy pracy pracodawca musi udzielić poszkodowanemu pierwszej pomocy oraz zabezpieczyć miejsce wypadku. Dochodzi do tego obowiązek zawiadomienia organów, ale tylko przy określonych kategoriach zdarzeń.

Zgodnie z art. 234 § 2 Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany niezwłocznie zawiadomić właściwego okręgowego inspektora pracy i prokuratora o śmiertelnym, ciężkim lub zbiorowym wypadku przy pracy. W pozostałych przypadkach zawiadomienie tych organów nie jest wymagane z mocy samego przepisu. Pracodawca musi natomiast powołać zespół powypadkowy, który ustali okoliczności i przyczyny zdarzenia.

Obowiązek zawiadomienia obejmuje także każdy inny wypadek, który wywołał wymienione skutki, a mający związek z pracą, jeżeli może być uznany za wypadek przy pracy. Zaniechanie obowiązku powiadomienia okręgowego inspektora pracy o wypadku stanowi wykroczenie z art. 283 § 2 pkt 6 Kodeksu pracy i jest zagrożone karą.

Odrębnie uregulowana jest informacja do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Pracodawca nie ma obowiązku informowania ZUS o każdym wypadku przy pracy. Dopiero gdy pracownik, który uległ wypadkowi, ubiega się o jednorazowe odszkodowanie i złoży w tym celu wniosek, pracodawca jest zobowiązany skompletować dokumentację niezbędną do ustalenia uszczerbku na zdrowiu ubezpieczonego i przekazać ją do terenowej jednostki organizacyjnej ZUS.

Należy rozdzielić w czasie dwa zdarzenia: niezwłoczne zawiadomienie inspektora pracy i prokuratora przy wypadkach śmiertelnych, ciężkich i zbiorowych oraz późniejsze skompletowanie dokumentacji dla ZUS na wniosek poszkodowanego.

Obowiązki pracodawcy po wypadku przy pracy

Zespół powypadkowy: ustalenie okoliczności i przyczyn

Okoliczności i przyczyny wypadku ustala powoływany przez pracodawcę zespół powypadkowy. W jego skład wchodzi pracownik służby bezpieczeństwa i higieny pracy. Powołanie zespołu należy do pracodawcy.

Podstawowym zadaniem zespołu jest dokonanie kwalifikacji zdarzenia, czyli ocena, czy jest ono wypadkiem przy pracy. Następnie zespół ustala okoliczności i przyczyny zdarzenia. Kwalifikacja wymaga przejścia przez wszystkie przesłanki ustawowe — nagłość, zewnętrzność przyczyny, uraz lub śmierć oraz związek z pracą. Przy wypadku w czasie podróży służbowej trzeba też sprawdzić, czy nie zachodzi wyłączenie dotyczące postępowania pracownika niepozostającego w związku z powierzonymi zadaniami.

Ustalenia zespołu są podstawą dalszych czynności pracodawcy: dokumentacji powypadkowej oraz wpisu do rejestru.

Tryb pracy zespołu i sporządzania protokołu określa rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 1 lipca 2009 r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy (Dz. U. Nr 105, poz. 870). Na jego podstawie pracodawca zatwierdza protokół i rozpatruje zastrzeżenia.

Protokół powypadkowy

Po każdym wypadku przy pracy sporządza się protokół powypadkowy. Dokument opisuje okoliczności zdarzenia, jego przyczyny, świadków oraz wnioski dotyczące działań profilaktycznych. Protokół podpisują członkowie zespołu powypadkowego, a jego kopię otrzymuje poszkodowany.

Protokół jest punktem wyjścia dla sprawy odszkodowawczej. Pracownik, który uległ wypadkowi przy pracy, może ubiegać się o jednorazowe odszkodowanie, składając w tym celu wniosek.

Przy sporządzaniu protokołu trzeba zadbać o spójność między kwalifikacją zdarzenia a jego opisem. Jeżeli zespół kwalifikuje zdarzenie jako wypadek przy pracy, opis okoliczności i przyczyn powinien wprost odpowiadać przesłankom ustawowym uznanym za spełnione. Wnioski profilaktyczne powinny wynikać z ustalonych przyczyn. Rozbieżność między kwalifikacją a opisem utrudnia późniejsze postępowanie w sprawie odszkodowawczej.

Zgodnie z § 13 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 1 lipca 2009 r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy protokół powypadkowy zatwierdza pracodawca nie później niż w terminie 5 dni od dnia jego sporządzenia. Jeżeli do treści protokołu zgłoszono zastrzeżenia przez poszkodowanego lub członków rodziny zmarłego pracownika, pracodawca zwraca niezatwierdzony protokół w celu wyjaśnienia i uzupełnienia.

Pracodawca zwraca także niezatwierdzony protokół, gdy nie odpowiada on warunkom określonym w rozporządzeniu. Zespół powypadkowy po dokonaniu wyjaśnień i uzupełnień sporządza nie później niż w terminie 5 dni nowy protokół powypadkowy, do którego dołącza protokół niezatwierdzony przez pracodawcę.

Rejestr wypadków i statystyczna karta wypadku

Pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia rejestru wszystkich wypadków przy pracy oraz do sporządzania statystycznej karty wypadku. Rejestr obejmuje każde zdarzenie spełniające definicję wypadku. Powinien zawierać informacje o przyczynach, skutkach oraz działaniach podjętych po zdarzeniu. Dokument ten podlega kontroli Państwowej Inspekcji Pracy oraz ZUS.

Rejestr i statystyczna karta to dokumenty odrębne od protokołu powypadkowego, choć opierają się na ustaleniach zespołu. Rejestr pełni funkcję ewidencyjną i kontrolną — pozwala organom zweryfikować, czy każde zdarzenie zostało zbadane i zakwalifikowane, a wnioski profilaktyczne wdrożone.

Dokumentacja, którą warto zebrać po stronie poszkodowanego

W sprawie odszkodowawczej poszkodowany powinien zgromadzić dokumentację potwierdzającą zaistnienie zdarzenia i jego przebieg. W wypadkach przy pracy podstawowym dokumentem jest protokół powypadkowy. W zależności od rodzaju zdarzenia przydają się także oświadczenia świadków zdarzenia oraz inne dokumenty urzędowe potwierdzające przebieg wypadku.

Drugą grupę stanowi dokumentacja medyczna z leczenia powypadkowego — im bardziej szczegółowa i kompletna, tym lepiej. Minimum to wypisy ze szpitali i historia choroby. Przydaje się też dokumentacja potwierdzająca odbycie rehabilitacji oraz wyniki badań, takie jak RTG czy MRI.

Trzecią grupę tworzą faktury i rachunki związane z kosztami leczenia: za zakupy leków, prywatne wizyty u lekarzy specjalistów oraz zakup sprzętu ortopedycznego. Przy każdym takim wydatku trzeba zadbać o fakturę wystawioną na dane poszkodowanego.

Odrębnie zabezpiecza się oświadczenia osób, które udzielały poszkodowanemu opieki podczas leczenia i rehabilitacji. Tak samo trzeba zebrać oświadczenia osób, które zapewniały transport do placówek medycznych prywatnym samochodem. Służą one udowodnieniu kosztów opieki i kosztów dojazdu na leczenie.

Przy szkodach rzeczowych, które często występują obok obrażeń ciała, przydaje się dokumentacja fotograficzna uszkodzonych przedmiotów, np. okularów, telefonu komórkowego. Potrzebne są też rachunki potwierdzające ich nabycie.

Zebranie tych dokumentów pozwala ustalić, jakie roszczenia przysługują poszkodowanemu i o jakie kwoty może wnioskować. Przede wszystkim potwierdza samo zaistnienie szkody i jej wysokość.

Na co uważać, aby nie utrudnić postępowania

W praktyce postępowaniu najczęściej szkodzą: opóźnienie zgłoszenia, nieuzasadnione zmiany w miejscu zdarzenia oraz rozbieżność między kwalifikacją zdarzenia a opisem w protokole. Dlatego po wypadku należy trzymać się kolejności czynności opisanej w poprzednich częściach i zadbać o kompletność dokumentacji.

Po sporządzeniu protokołu pracodawca ma 5 dni na jego zatwierdzenie. Zastrzeżenia poszkodowanego lub rodziny zmarłego pracownika powodują zwrot protokołu do zespołu, który sporządza nowy protokół w terminie 5 dni.