Jak ułożyć roczny plan przeglądów instalacji w budynku biurowym

Zakres i cel rocznego planu przeglądów w biurowcu

Plan roczny obejmuje wszystkie instalacje i urządzenia biurowca oraz jego otoczenie. Podstawą jest ustawa z 7 lipca 1994 r. — Prawo budowlane. Art. 61 nakłada na właściciela lub zarządcę obowiązek użytkowania obiektu zgodnie z przeznaczeniem i wymaganiami ochrony środowiska.

Obiekt ma być utrzymywany w należytym stanie technicznym i estetycznym. Nie wolno dopuszczać do nadmiernego pogorszenia właściwości użytkowych i sprawności technicznej.

Art. 62 ustęp 1 tej ustawy wyznacza tryby kontroli: co najmniej raz w roku, co najmniej raz na pięć lat, dwa razy w roku dla dużych obiektów oraz doraźnie. Plan przekłada te wymagania na konkretne daty, wykonawców i osoby odpowiedzialne.

Zakres obejmuje też otoczenie budynku. Kontrola pięcioletnia dotyczy estetyki obiektu i otoczenia. Właściciel musi uprzątnąć śnieg, lód i zanieczyszczenia z chodników wokół posesji.

Za szkody, na przykład na oblodzonym chodniku, właściciel odpowiada cywilnoprawnie. Za niedopełnienie obowiązków grożą sankcje administracyjne i karne.

Zaniedbane przeglądy wentylacji, instalacji gazowej lub elektrycznej mogą uniemożliwić uzyskanie odszkodowania od ubezpieczyciela, np. po pożarze nieruchomości. Plan porządkuje terminy i dokumentację, aby do tego nie dopuścić.

Inwentaryzacja instalacji i urządzeń przed układaniem kalendarza

Punktem wyjścia jest wykaz instalacji wskazanych w art. 62 ustęp 1. Obejmuje on elementy budynku i instalacje narażone na szkodliwe wpływy atmosferyczne oraz niszczące działanie czynników eksploatacyjnych.

W wykazie muszą się znaleźć instalacje i urządzenia służące ochronie środowiska, instalacje gazowe i przewody kominowe: dymowe, spalinowe oraz wentylacyjne.

Wykaz obejmuje też instalację elektryczną i piorunochronną, kotły oraz urządzenia chłodnicze w systemach klimatyzacji.

Dla każdej pozycji zapisz lokalizację: dach, elewacja, kotłownia, szyby wentylacyjne, rozdzielnie. Dopisz parametry decydujące o terminie: moc i paliwo kotła oraz moc chłodniczą urządzeń klimatyzacji.

Kotły gazowe oraz urządzenia chłodnicze o mocy nominalnej większej niż 12 kW mają własne, odrębne interwały.

Zbierz istniejącą dokumentację. Kompletny zestaw obejmuje projekt, pozwolenie na budowę, dokumentację budowy, protokoły odbiorów, pozwolenie na użytkowanie i dokumenty z przeglądów okresowych.

Bez tego zestawu trudno ustalić, co i kiedy już sprawdzano oraz jakie wydano zalecenia.

Sprawdź, czy budynek przekracza progi powierzchni z art. 62 ustęp 1 punkt 3: 2000 m² powierzchni zabudowy lub 1000 m² powierzchni dachu dla innych obiektów. Przekroczenie progu oznacza kontrole dwa razy w roku i inne terminy niż w typowym biurowcu.

Jak ustalić częstotliwość przeglądów dla biurowca

Zgodnie z art. 62 ustęp 1 punkt 1 co najmniej raz w roku kontroli podlegają: elementy narażone na szkodliwe wpływy atmosferyczne, instalacje i urządzenia ochrony środowiska, instalacje gazowe oraz przewody kominowe dymowe, spalinowe i wentylacyjne.

Przegląd przewodów kominowych obejmuje drożność, siłę ciągu, działanie urządzeń wentylacyjnych i szczelność kominów. Przegląd instalacji gazowej sprawdza drożność, prawidłowość połączeń i szczelność.

Zgodnie z punktem 2 ustępu 1 art. 62 nie rzadziej niż raz na pięć lat ocenia się stan techniczny i przydatność obiektu do użytkowania, jego estetykę i otoczenie. Ta sama kontrola obejmuje instalację elektryczną i piorunochronną w zakresie sprawności połączeń, osprzętu, zabezpieczeń i środków ochrony od porażeń, oporności izolacji przewodów oraz uziemień instalacji i aparatów.

Zgodnie z punktem 3 ustępu 1 art. 62 dwa razy w roku, do 31 maja i do 30 listopada, kontroli w zakresie z punktu 1 podlegają budynki o powierzchni zabudowy przekraczającej 2000 m² oraz inne obiekty budowlane o powierzchni dachu przekraczającej 1000 m². Osoba dokonująca kontroli bezzwłocznie, pisemnie zawiadamia właściwy organ o jej przeprowadzeniu.

Kotły, zgodnie z punktem 5 ustępu 1 art. 62: co najmniej raz na 2 lata, jeśli są opalane nieodnawialnym paliwem ciekłym lub stałym o efektywnej nominalnej wydajności ponad 100 kW. Co najmniej raz na 4 lata — dla zakresu od 20 kW do 100 kW oraz dla kotłów opalanych gazem.

Kontrola obejmuje efektywność energetyczną kotła i jego wielkość w stosunku do potrzeb użytkowych.

Punkt 6 ustępu 1 art. 62 dotyczy klimatyzacji: co najmniej raz na pięć lat ocenia się efektywność energetyczną urządzeń chłodniczych w systemach klimatyzacji o mocy chłodniczej nominalnej większej niż 12 kW oraz ich wielkość w stosunku do wymagań użytkowych.

Terminy ustawowe to minimum. Normy PN-HD 60364-6:2008 oraz PN-EN 62305-3 przewidują skrócenie okresów między przeglądami do minimum raz na rok.

Dotyczy to między innymi obiektów o zwiększonym ryzyku porażenia elektrycznego, pożaru albo wybuchu spowodowanego degradacją, budynków komunalnych oraz obiektów wyposażonych jednocześnie w instalacje niskiego i wysokiego napięcia.

Częstotliwość przeglądów instalacji według przepisów (art. 62 Prawa Budowlanego)

Podstawowe wymagania prawne dotyczące przeglądów instalacji w biurowcu

Rozłożenie przeglądów na 12 miesięcy

Zacznij od terminów sztywnych. W dużych obiektach kontrole z zakresu punktu 1 ustępu 1 art. 62 wypadają do 31 maja i do 30 listopada. To dwa punkty odniesienia, wokół których układasz pozostałe przeglądy.

Kotły i instalacje grzewcze planuj przed sezonem grzewczym. Przegląd, konserwacja i ewentualna naprawa mają się zakończyć przed pierwszymi chłodami.

Ocena efektywności energetycznej urządzeń chłodniczych należy do cyklu pięcioletniego. Najsensowniej wpisać ją w okres przedsezonowy klimatyzacji.

Klimatyzację serwisuj przed latem, żeby urządzenia były sprawdzone na czas największego obciążenia.

Dach, elewację i elementy narażone na wpływy atmosferyczne oglądaj po zimie — po wiatrach, opadach i zalegającym śniegu. To zarazem naturalny moment na ocenę stanu technicznego i estetyki otoczenia.

Instalację elektryczną i piorunochronną w pięcioletnim cyklu wpisz w stały miesiąc roku, poza szczytem sezonu grzewczego. Rozłóż przeglądy na różne kwartały, żeby kontrole nie kumulowały się w maju i listopadzie.

Kalendarz przeglądów rocznych w budynku biurowym – kluczowe terminy i cykle

Role i odpowiedzialności w planie

Adresatem obowiązków z art. 62 jest właściciel lub zarządca obiektu budowlanego. To on zleca kontrole i odpowiada za należyty stan techniczny budynku.

W biurowcu zadania wykonuje zwykle administracja lub facility manager. Odpowiedzialność pozostaje jednak po stronie właściciela lub zarządcy.

Przy każdej pozycji w planie przypisz trzy role: osobę planującą i zlecającą przegląd, wykonawcę z wymaganymi uprawnieniami oraz osobę odbierającą protokół. Ustal też zastępstwa na czas urlopu i choroby.

Zgodnie z art. 4 ustawy o ochronie przeciwpożarowej właściciel, zarządca lub użytkownik zapewnia przeglądy techniczne, konserwacje i naprawy urządzeń przeciwpożarowych i gaśnic. Ten sam przepis nakazuje zapewnić bezpieczeństwo i możliwość ewakuacji oraz przygotowanie budynku do akcji ratowniczej.

Obowiązki z ustawy o ochronie przeciwpożarowej mogą w całości lub w części przejąć zarządca lub użytkownik na podstawie umowy cywilnoprawnej (art. 4 ust. 1a). Jeśli takiej umowy nie ma, odpowiedzialność spoczywa na faktycznie władającym budynkiem.

Określ próg decyzyjny i budżet: kto zatwierdza naprawę po przeglądzie i w jakim terminie zalecenie musi zostać wykonane. Wpisanie tej zasady do planu skraca obieg dokumentów.

Dokumentacja, protokoły i zalecenia pokontrolne

Prowadź rejestr przeglądów: instalacja, termin wymagany, data wykonania, wykonawca, numer protokołu i status zaleceń. Do każdego rodzaju kontroli przygotuj wzór protokołu wypełniany na miejscu przez wykonawcę.

Art. 62 ustęp 1a nakłada obowiązek sprawdzenia w trakcie kontroli wykonania zaleceń z poprzedniej kontroli. Zalecenia trzeba więc zamykać datą realizacji i potwierdzeniem, a nie wpisem „do wykonania”.

Dokumentację z przeglądów przechowuj razem z pozostałymi dokumentami budynku: projektem, pozwoleniem na budowę, dokumentacją budowy, protokołami odbiorów i pozwoleniem na użytkowanie. Taki zestaw jest potrzebny przy kontroli nadzoru budowlanego oraz przy zmianach w budynku.

Ustal obieg informacji: kto otrzymuje protokół, kto wpisuje go do rejestru i kto pilnuje realizacji zaleceń. Komplet dokumentów warto mieć również ze względu na ubezpieczyciela — brak przeglądów może utrudnić uzyskanie odszkodowania.

Obowiązkowe dokumenty do utrzymania w rejestrze przeglądów

Powiązanie z przeglądami przeciwpożarowymi i BHP

Urządzenia przeciwpożarowe i gaśnice wymagają przeglądów technicznych, konserwacji i napraw w sposób gwarantujący ich sprawne i niezawodne funkcjonowanie. To obowiązek z art. 4 ustawy o ochronie przeciwpożarowej.

Terminy tych czynności wpisz do tego samego kalendarza co instalacje z art. 62.

Do planu włącz też zadania, które nie są przeglądami technicznymi, ale mają własny rytm: kontrolę dróg i wyjść ewakuacyjnych, oświetlenia awaryjnego, oznakowania i instrukcji bezpieczeństwa.

Zapoznanie pracowników z przepisami przeciwpożarowymi oraz ustalenie sposobów postępowania na wypadek pożaru, klęski żywiołowej lub innego zagrożenia to również zadania ustawowe.

Jeden wspólny kalendarz ogranicza liczbę wejść ekip technicznych do budynku w tym samym miesiącu. Osoba odpowiedzialna za ochronę przeciwpożarową powinna zgłaszać swoje terminy na etapie układania planu rocznego.

Aktualizacja planu w ciągu roku

Kontrola doraźna to osobny tryb. Art. 62 ustęp 1 punkt 4 nakazuje każdorazowo sprawdzić bezpieczeństwo użytkowania obiektu, gdy wystąpią okoliczności z art. 61 punkt 2.

Chodzi o wyładowania atmosferyczne, wstrząsy sejsmiczne, silne wiatry, intensywne opady atmosferyczne, osuwiska ziemi, zjawiska lodowe, pożar lub powódź. Takie zdarzenie zmienia harmonogram i może wymusić dodatkowe przeglądy.

Plan wymaga zmiany po każdej kontroli, która wykaże usterkę, po modernizacji lub wymianie urządzenia (nowy kocioł o innej mocy, nowe urządzenia klimatyzacji), a także po zmianie przeznaczenia części budynku.

Wyznacz osobę odpowiedzialną za przegląd planu i terminy przypomnień — na przykład na 30 i 14 dni przed każdą kontrolą oraz jeden przegląd całego planu raz w roku. Prowadź wersjonowanie dokumentu, żeby było widać, co i kiedy zmieniono.

Najczęstsze błędy i sposób ich uniknięcia

Brak inwentaryzacji. Skutkiem jest pominięcie całej instalacji, np. odgromowej, albo nieznajomość mocy kotła i urządzeń chłodniczych, od których zależą terminy. Rozwiązanie: wykaz wszystkich instalacji z art. 62 z lokalizacją i parametrami.

Mieszanie cykli rocznych i pięcioletnich. Kontrola roczna nie zastępuje pięcioletniej ani odwrotnie — zakresy z punktów 1 i 2 ustępu 1 art. 62 są różne. Rozwiązanie: osobne kolumny w kalendarzu dla każdego cyklu.

Brak protokołów. Bez dokumentu w rejestrze nie ma dowodu wykonania kontroli, co utrudnia także rozliczenie z ubezpieczycielem. Rozwiązanie: protokół wpisywany do rejestru w dniu odbioru.

Nieegzekwowanie zaleceń. Kolejna kontrola obejmuje sprawdzenie wykonania zaleceń z poprzedniej (art. 62 ustęp 1a), więc zaległości wyjdą na jaw. Rozwiązanie: każde zalecenie z właścicielem zadania i terminem realizacji.

Odkładanie przeglądów na koniec roku. Terminy do 31 maja i 30 listopada dla dużych obiektów są sztywne, a osoba dokonująca kontroli bezzwłocznie pisemnie zawiadamia właściwy organ. Rozwiązanie: rezerwacja terminów wykonawców z wyprzedzeniem.

Zalety i ryzyka braku planu rocznego przeglądów instalacji